Google Gemini pääsee oletusarvoisesti käsiksi kaikkiin Workspace-tietoihin

Googlen emoyhtiö Alphabet Inc:n ↗ 0.11% Gemini-tekoälyapurilla on oletusarvoisesti pääsy yritysdataan koko Google Workspace -ekosysteemissä, mukaan lukien Gmail, Docs, Sheets, Calendar ja Chat, elleivät ylläpitäjät käy erikseen poistamassa sitä käytöstä hallintapaneelista. Tämä asetus on osa Googlen "Workspace Intelligence" -nimistä järjestelmää, ja se on herättänyt uudelleen yritysten IT-tiimien huomion tietosuojaan ja vaatimustenmukaisuuteen liittyvien huolien vuoksi.

Miten Workspace Intelligence toimii

Google esitteli Workspace Intelligencen huhtikuussa 2026 "taustalla toimivana tekoälyjärjestelmänä, joka tarjoaa Geminille reaaliaikaisen ymmärryksen työstäsi Google Workspacessa". Järjestelmä käyttää RAG-menetelmää (Retrieval-Augmented Generation) hakeakseen indeksoitua Workspace-dataa reaaliajassa, kun käyttäjä antaa kehotteen. Se hakee asiaankuuluvat tiedot Gmailista, Drivesta, Calendarista ja Chatista ilman, että käyttäjän tarvitsee määrittää lähteitä manuaalisesti.zdnet+1

Googlen virallisen ilmoituksen mukaan "Workspace Intelligence on oletusarvoisesti PÄÄLLÄ" ja "ylläpitäjät voivat poistaa pääsyn tiettyihin tietolähteisiin verkkotunnus-, organisaatioyksikkö- tai ryhmätasolla". Googlen oma ohjedokumentaatio vahvistaa, että "Gemini-ominaisuuksien oletusasetus Workspace-palveluissa on päällä" ja huomauttaa, että "vaikka Gemini olisi poistettu käytöstä tietyssä sovelluksessa, käyttäjät voivat silti päästä käsiksi sen tietoihin käyttäessään Geminiä muissa sovelluksissa".workspaceupdates.googleblog+1

Mitä Google tekee ja mitä se ei tee tiedoilla

Google ilmoittaa, että Geminin käyttämää Workspace-dataa ei käytetä tekoälymallien kouluttamiseen, sitä ei jaeta organisaation ulkopuolelle eikä sitä käytetä mainostarkoituksiin. Kehotteet ja vastaukset pysyvät organisaation verkkotunnuksen sisällä, eikä asiakirjoista tai sähköposteista luoda mitään tekoälykohtaista tietokantaa.workspaceupdates.googleblog+1

Kuten ZDNetin David Gewirtz raportoi, tämä muuttaa huolenaiheen "mahdollisesta vakavasta, syviä sääntely- ja tietosuojalähtöisiä seurauksia sisältävästä kriisistä enemmänkin yrityksen sisäiseksi käytäntökysymykseksi". Silti organisaatioiden, joita koskevat GDPR, HIPAA tai finanssialan sääntely, voi olla tarpeen rajoittaa tekoälyn suorittamaa tiettyjen tietolähteiden skannausta vaatimustenmukaisuuden säilyttämiseksi.zdnet

Miten ylläpitäjät voivat poistaa pääsyn käytöstä

Poistaakseen Workspace Intelligence -lähteet käytöstä ylläpitäjien on kirjauduttava sisään osoitteessa admin.google.com, siirryttävä kohtaan Generatiivinen tekoäly, sen jälkeen Gemini Workspacessa (tai Gemini for Workspace) ja napsautettava Workspace Intelligence -lähteet -paneelia poistaakseen yksittäiset tietolähteet käytöstä koko organisaatiossa. Pääsyn poistaminen käytöstä yksittäisiltä käyttäjiltä edellyttää heidän sijoittamistaan erillisiin organisaatioyksiköihin tai ryhmiin: nykyisessä käyttöliittymässä ei ole käyttäjäkohtaista kytkintä.zdnet+1

Google suosittelee pitämään kaikki tietolähteet käytössä "varmistaakseen tekoälyominaisuuksien optimaalisen toiminnan Workspacessa". Tämä kanta korostaa tekoälyn suorituskyvyn ja useimpia yritysturvallisuusohjelmia ohjaavan minimioikeuksien periaatteen välistä ristiriitaa.workspaceupdates.googleblog